Šta je SEF i kome je potreban?
SEF je skraćenica za **Sistem elektronskih faktura**. To je zvanični državni sistem u Srbiji koji se koristi za slanje, prijem, evidentiranje i čuvanje elektronskih faktura.
Ako poslujete sa firmama, javnim sektorom ili ste u sistemu PDV-a, velika je šansa da ćete se pre ili kasnije susresti sa SEF-om. Zato je važno razumeti šta je SEF, kada se koristi i zašto običan PDF račun nije isto što i elektronska faktura.
Šta je elektronska faktura?
Elektronska faktura nije samo faktura poslata emailom kao PDF.
Prava elektronska faktura je dokument u propisanom elektronskom formatu koji može da se obradi kroz SEF. Ona ima strukturu koju sistem razume, pa se može slati, primati, prihvatati, odbijati, čuvati i pratiti kroz status.
Drugim rečima: PDF faktura je dokument koji čovek može da pročita, dok je e-faktura dokument koji mogu da pročitaju i sistem i čovek.
Čemu služi SEF?
SEF služi da elektronske fakture budu razmenjene kroz centralni sistem. Umesto da se fakture šalju samo emailom, poštom ili ručno evidentiraju u više različitih sistema, SEF omogućava da se faktura pošalje i primi elektronski, sa jasnim tragom i statusom.
Kroz SEF se obično prate:
– izlazne fakture koje šaljete kupcima,
– ulazne fakture koje primate od dobavljača,
– status fakture,
– prihvatanje ili odbijanje fakture,
– čuvanje elektronskih faktura,
– podaci potrebni za poresku i poslovnu evidenciju.
SEF je posebno važan za poslovanje između privatnog i javnog sektora, kao i za firme koje su obveznici PDV-a.
Kome je SEF potreban?
SEF je potreban subjektima koji imaju obavezu da šalju, primaju ili čuvaju elektronske fakture u skladu sa propisima o elektronskom fakturisanju.
U praksi, SEF se najčešće odnosi na:
– subjekte javnog sektora,
– firme i preduzetnike koji su u sistemu PDV-a,
– firme koje posluju sa javnim sektorom,
– korisnike koji su registrovani ili dobrovoljno prijavljeni na SEF,
– korisnike koji moraju da primaju i čuvaju e-fakture kroz sistem.
Ako niste sigurni da li je vaš kupac ili dobavljač korisnik SEF-a, postoji javna lista korisnika Sistema elektronskih faktura. Pre slanja fakture važno je proveriti da li partner može i mora da primi elektronsku fakturu kroz SEF.
Da li je SEF potreban paušalcima?
Kod paušalaca odgovor zavisi od konkretne situacije.
Ako paušalac posluje samo sa fizičkim licima ili firmama koje nisu u obavezi da primaju e-fakture, SEF možda nije deo svakodnevnog rada.
Međutim, ako paušalac posluje sa javnim sektorom ili sa subjektom koji zahteva elektronsku fakturu kroz SEF, tada je važno proveriti obavezu i način izdavanja dokumenta.
Zato je najbolje pravilo: pre slanja fakture proverite status kupca, vrstu prometa i važeće propise. Ako niste sigurni, konsultujte knjigovođu.
Kako izgleda osnovni tok kroz SEF?
Osnovni tok je jednostavan:
1. Napravite fakturu sa tačnim podacima kupca, stavkama i iznosima.
2. Faktura se pripremi u formatu koji SEF prihvata.
3. Faktura se šalje kroz SEF.
4. Kupac prima fakturu u sistemu.
5. Prati se status: poslato, prihvaćeno, odbijeno ili drugi status koji sistem vrati.
6. Faktura se čuva kao elektronski dokument.
U praksi najveći izazov nije samo slanje, već tačnost podataka. Ako pogrešite PIB, matični broj, poresku kategoriju, iznos ili tip dokumenta, faktura može biti problematična za slanje ili kasniju obradu.
Direktno na SEF ili preko aplikacije?
Fakture se mogu pripremati direktno na SEF portalu, ali mnogim firmama je praktičnije da koriste poslovnu aplikaciju.
Direktan rad na SEF-u može biti dovoljan ako imate mali broj faktura. Ali ako redovno pravite dokumente, pratite kupce, proizvode, uplate, ponude, predračune i izveštaje, onda je lakše da sve vodite iz jednog sistema.
Aplikacija pomaže da ne unosite iste podatke više puta i da imate bolji pregled dokumenata pre i posle slanja.
Kako Moneta pomaže sa SEF-om?
Moneta je napravljena da poslovni dokumenti ne budu razbacani po folderima, emailovima i različitim portalima.
U Moneti možete pripremiti fakturu, izabrati kupca, dodati stavke, proveriti podatke i pratiti SEF tok iz aplikacije, u zavisnosti od aktiviranog SEF modula.
Moneta pomaže da:
– vodite kupce i njihove podatke,
– pripremite fakturu iz istog mesta gde vodite dokumente,
– proverite podatke potrebne za SEF,
– pošaljete fakturu kroz SEF kada je modul aktivan,
– pratite status izlaznih faktura,
– pregledate ulazne fakture,
– izvezete PDF ili XML kada je potrebno,
– smanjite ručno prepisivanje i rizik od greške.
Najveća prednost je što SEF nije odvojen od ostatka poslovanja. Faktura, kupac, stavke, status, uplata i izveštaji ostaju povezani u istom toku.
Najčešće greške kod SEF-a
Najčešće greške su:
– pogrešan PIB ili podaci kupca,
– slanje fakture kupcu koji nije SEF korisnik bez prethodne provere,
– pogrešna poreska kategorija,
– neusklađen iznos na stavkama i ukupnom zbiru,
– zaboravljeno praćenje statusa nakon slanja,
– čuvanje faktura samo lokalno, bez jasne evidencije.
Ove greške se lakše izbegavaju kada dokumente pravite kroz aplikaciju koja čuva podatke kupaca i vodi vas kroz proces.
Zaključak
SEF je centralni sistem za elektronske fakture u Srbiji. Potreban je svima koji imaju obavezu da šalju, primaju ili čuvaju elektronske fakture kroz propisani sistem.
Ako radite mali broj faktura, možda vam je dovoljan direktan rad na SEF portalu. Ako želite bolji pregled, manje ručnog unosa i povezan tok od dokumenta do statusa, praktičnije je koristiti aplikaciju kao što je Moneta.
Najvažnije je da pre slanja proverite kome šaljete fakturu, da li je kupac SEF korisnik i da li dokument ima sve potrebne podatke.
Napomena: Tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja poreski, računovodstveni ili pravni savet. Propisi o elektronskom fakturisanju mogu se menjati, zato za konkretne slučajeve proverite važeće propise ili se konsultujte sa knjigovođom.