Ponuda, predračun i faktura često liče jedni na druge, ali nemaju istu ulogu. Ako tek počinjete da izdajete poslovne dokumente, lako je da se zapitate: kada šaljem ponudu, kada predračun, a kada fakturu?
Kratak odgovor je:
– **ponuda** se šalje pre dogovora, da kupac vidi cenu i uslove;
– **predračun** se šalje kada kupac treba da plati unapred ili potvrdi narudžbinu;
– **faktura** se izdaje kada je roba prodata ili usluga izvršena, odnosno kada treba evidentirati stvarni promet.
U nastavku je jednostavno objašnjenje, bez komplikovanog knjigovodstvenog jezika.
Šta je ponuda?
Ponuda je dokument kojim kupcu predlažete cenu, uslove i opis robe ili usluge.
Najčešće se koristi pre nego što posao bude potvrđen. Kupac može da prihvati ponudu, traži izmenu ili odustane.
Ponuda obično sadrži:
– podatke o prodavcu,
– podatke o kupcu,
– opis proizvoda ili usluge,
– količinu,
– cenu,
– rok važenja ponude,
– uslove plaćanja ili isporuke.
Ponuda nije isto što i faktura. Ona ne znači nužno da je promet nastao, već služi kao predlog poslovne saradnje.
Šta je predračun?
Predračun je dokument koji kupcu pokazuje koliko treba da plati pre izdavanja konačne fakture.
Koristi se kada želite da kupac izvrši uplatu unapred, na primer pre početka rada, pre isporuke robe ili kao avans.
Predračun je praktičan kada:
– tražite uplatu pre izvršenja usluge,
– kupac želi dokument na osnovu kojeg može da izvrši plaćanje,
– dogovor postoji, ali posao još nije završen,
– želite da kupac potvrdi narudžbinu uplatom.
Predračun ne treba mešati sa fakturom. On može biti osnov za plaćanje, ali se nakon završetka posla najčešće izdaje faktura ili konačna faktura, u zavisnosti od slučaja.
Šta je faktura?
Faktura je dokument koji se izdaje za izvršenu uslugu ili prodatu robu. Ona potvrđuje da je nastao promet i predstavlja osnov za evidenciju prihoda.
Faktura obično sadrži:
– broj fakture,
– datum izdavanja,
– podatke prodavca,
– podatke kupca,
– opis stavki,
– količinu i cenu,
– ukupan iznos,
– rok plaćanja,
– napomene ili podatke o plaćanju.
Za paušalce, izdata faktura je važna i zato što ulazi u evidenciju prometa, odnosno KPO knjigu.
## Najlakši način da zapamtite razliku
Možete razmišljati ovako:
**Ponuda** je pitanje: „Da li vam odgovara ova cena i uslovi?“
**Predračun** je poziv na plaćanje: „Dogovorili smo se, ovo je iznos za uplatu.“
**Faktura** je potvrda prometa: „Usluga je izvršena ili roba prodata, ovo je zvaničan dokument.“
Primer iz prakse
Zamislite da radite izradu sajta.
Prvo klijentu šaljete **ponudu** sa opisom posla i cenom. Klijent pogleda ponudu i kaže da mu odgovara.
Zatim šaljete **predračun** za avans, na primer 50% unapred. Klijent uplati avans i vi počinjete sa radom.
Kada završite posao, izdajete **fakturu** za uslugu, uz uračunavanje prethodne uplate ako je potrebno.
U tom toku svaki dokument ima svoje mesto. Ponuda pomaže da se dogovorite, predračun pomaže da naplatite unapred, a faktura zatvara posao kroz zvaničnu evidenciju.
Gde ljudi najčešće greše?
Najčešće greške su:
– šalju fakturu kada je trebalo poslati ponudu;
– koriste predračun kao da je konačna faktura;
– ne prate koji dokument je pretvoren u sledeći;
– zaborave da evidentiraju uplatu;
– ručno menjaju brojeve dokumenata i naprave duplikat;
– izgube pregled šta je nacrt, šta je poslato, a šta plaćeno.
Ove greške nisu uvek velike, ali kasnije prave nered u dokumentima, naplati i izveštajima.
Kako Moneta pomaže?
U Moneti možete voditi ceo tok dokumenata na jednom mestu.
Možete napraviti ponudu, zatim je pretvoriti u predračun ili fakturu, bez ponovnog kucanja svih stavki. Kupac, proizvodi, cene i napomene ostaju povezani, a vi lakše pratite status dokumenta.
Moneta pomaže da:
– napravite ponudu, predračun ili fakturu;
– koristite kupce i proizvode iz evidencije;
– pratite statuse dokumenata;
– označite dokument kao plaćen;
– evidentirate uplate;
– izvezete dokument u PDF;
– pratite promet i izveštaje;
– smanjite ručno prepisivanje.
Ako često radite isti tok, na primer ponuda → predračun → faktura, aplikacija štedi vreme i smanjuje šansu za grešku.
Zaključak
Ponuda, predračun i faktura nisu isti dokumenti.
Ponuda služi da kupcu predstavite cenu i uslove. Predračun se koristi kada kupac treba da plati pre konačne fakture. Faktura se izdaje kada je promet nastao i kada dokument ulazi u vašu poslovnu evidenciju.
Ako dokumente vodite ručno, važno je da jasno označite svaki korak i pratite šta je poslato, prihvaćeno i plaćeno. Ako koristite Monetu, ovaj tok možete voditi preglednije, uz manje prepisivanja i bolji uvid u stanje posla.
Napomena: Tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja poreski, računovodstveni ili pravni savet. Za konkretne slučajeve konsultujte knjigovođu ili nadležni propis.